[论文解读] Archiving: The Overlooked Spreadsheet Risk

Victoria L. Lemieux|ArXiv.org|Mar 21, 2008

Spreadsheets and End-User Computing参考文献 1被引用 3

一句话总结

本文主张电子表格归档是一项关键但被忽视的内部控制，通过牙买加商业银行失败的案例表明，不良归档会增加操作风险。本文提出通过记录管理计划来强制执行保留合规性，支持监管调查，并防止未经授权的销毁，从而确保《萨班斯-奥克斯利法案》合规性，并降低电子表格相关风险。

ABSTRACT

This paper maintains that archiving has been overlooked as a key spreadsheet internal control. The case of failed Jamaican commercial banks demonstrates how poor archiving can lead to weaknesses in spreadsheet control that contribute to operational risk. In addition, the Sarbanes-0xley Act contains a number of provisions that require tighter control over the archiving of spreadsheets. To mitigate operational risks and achieve compliance with the records-related provisions of Sarbanes-Oxley, the author argues that organisations should introduce records management programmes that provide control over the archiving of spreadsheets. At a minimum, spreadsheet archiving controls should identify and ensure compliance with retention requirements, support document production in the event of regulatory inquiries or litigation, and prevent unauthorised destruction of records.

研究动机与目标

• 强调归档在电子表格管理中虽被忽视但至关重要的内部控制作用。
• 通过牙买加商业银行的案例，展示不良电子表格归档如何导致运营失败。
• 探讨《萨班斯-奥克斯利法案》下电子表格归档的监管影响。
• 提出结构化的记录管理计划，以强制执行保留政策和法律要求。
• 通过确保电子表格记录的完整性、可用性和可审计性，降低操作风险。

提出的方法

• 分析牙买加商业银行的失败案例，说明不良电子表格归档如何导致操作风险。
• 审查《萨班斯-奥克斯利法案》中与记录管理相关的条款，及其在电子表格控制中的适用性。
• 提出记录管理计划作为制度化电子表格归档控制的框架。
• 定义最低限度的归档控制措施：识别保留要求、支持文件提供、防止未经授权的销毁。
• 利用案例研究证据和监管分析，验证建立正式归档流程的必要性。
• 应用软件工程和记录管理原则，设计电子表格的控制框架。

实验结果

研究问题

• RQ1 不良电子表格归档在多大程度上加剧了金融机构的操作风险？
• RQ2 《萨班斯-奥克斯利法案》中与记录相关的条款如何适用于电子表格管理？
• RQ3 为确保电子表格在保留和监管调查要求方面的合规性，需要哪些具体控制措施？
• RQ4 组织应如何制度化有效的电子表格归档，以防止数据丢失和合规性问题？
• RQ5 在受监管环境中，记录管理在降低电子表格相关风险方面发挥何种作用？

主要发现

• 不良电子表格归档是牙买加商业银行失败的促成因素之一，凸显其对操作风险的影响。
• 《萨班斯-奥克斯利法案》要求加强对记录（包括电子表格）的控制，使归档成为合规的必要条件。
• 组织必须实施记录管理计划，以强制执行电子表格归档控制。
• 有效的归档控制必须识别并强制执行保留要求，以确保监管合规。
• 归档控制必须支持在监管调查或诉讼期间的文件提供。
• 通过正式的归档程序，可有效防止电子表格记录的未经授权销毁。