[论文解读] Designing a Truly Integrated (Onsite and Online) Conference: Concept, Processes, Solutions

Alexei Botchkarev, Lian Feng Zhao+1 more|arXiv (Cornell University)|Jan 12, 2010

Conferences and Exhibitions Management被引用 4

一句话总结

本文提出了真正整合的会议（TIC）模型，通过在全球各地无缝同步数据、视频和音频，将现场参与与线上参与融为一体。该文以IEEE多伦多会议为案例研究，证明了整合式网络会议能够提升可及性与参与度，同时解决了混合型会议在技术、组织和财务方面的挑战。

ABSTRACT

Web conferencing tools have entered the mainstream of business applications. Using web conferencing for IEEE conferences has a good potential of adding value to both organizers and participants. Authors propose a concept of Truly Integrated Conference (TIC) according to which a multi-point worldwide-distributed network of conference online authors/participants will enhance the standard (centralized) IEEE conference model, which requires attendance of the participants in person at the main conference location. The concept entails seamless integration of the onsite and online conference systems, including data/presentation, video, audio channels. Benefits and challenges of the TIC concept are analyzed. Requirements to the web conferencing system capable of supporting the TIC conference are presented and reviewed against commercial web conferencing tools. Case study of the IEEE Toronto International Conference ? Science and Technology for Humanity, which was the first realization of TIC, is presented which analyzes various aspects (organizational, technological, and financial) of the integrated conference.

研究动机与目标

• 解决传统、集中式的IEEE会议因要求亲临现场而带来的局限性。
• 开发一种可扩展、无缝的模型，以整合线上与现场的会议参与。
• 评估利用网络会议技术实现真正整合会议的可行性与优势。
• 为学术与专业环境中实施混合会议提供实用框架。

提出的方法

• 设计真正整合会议（TIC）的概念框架，实现实时统一现场与线上参与者。
• 利用网络会议基础设施，在多个全球地点之间整合音频、视频和演示流。
• 实施集中式控制系统，同步物理与虚拟参会者之间的内容分发、问答及社交功能。
• 评估商用网络会议工具与TIC需求的匹配度，识别技术差距与能力。
• 以IEEE多伦多国际科学与技术人道主义会议作为首个TIC实施案例进行研究。
• 分析整合活动的组织、技术与财务方面，以评估可扩展性与用户体验。

实验结果

研究问题

• RQ1 如何利用现有网络会议工具，实现实时无缝整合现场与线上会议参与者？
• RQ2 在实施混合会议模式时，会面临哪些技术、组织与财务挑战？
• RQ3 与传统面对面会议相比，真正整合的会议模式在多大程度上能提升可及性与参与度？
• RQ4 网络会议系统中的哪些功能对于支持统一会议体验至关重要？
• RQ5 从TIC模型的首个实际应用中可以总结出哪些经验教训？

主要发现

• TIC模型通过同步的音频、视频和演示流，成功实现了现场与线上参与者之间的实时互动。
• 案例研究证明，混合会议能够在地理上分散的参与者中保持高水平的参与度。
• 技术整合需要网络会议平台与会议管理系统之间进行强有力的协调，以确保可靠性与低延迟。
• 观察到财务与后勤方面的益处，包括降低差旅成本和扩大全球参与范围。
• 面临的挑战包括带宽限制、同步延迟，以及在直播环节中需要专职技术支持。
• 研究证实，只要规划得当并具备相应基础设施，混合会议可实现与传统面对面会议相当或更优的成果。