[论文解读] Flexibility Is Key in Organizing a Global Professional Conference Online: The ICPE 2020 Experience in the COVID-19 Era

Alexandru Iosup, Catia Trubiani+4 more|arXiv (Cornell University)|May 18, 2020

Conferences and Exhibitions Management参考文献 1被引用 6

一句话总结

本文提出了一种灵活的混合在线会议模式，用于 ICPE 2020，成功地在新冠疫情背景下将会议从线下转为完全线上。通过结合同步会议、预先录制的演讲配以现场预告、异步参与以及免费访问，组织者实现了比以往线下版本更高的参与度和更广泛的参会人数，证明了在线格式在保持学术严谨性的同时，能够扩大包容性并降低参与门槛。

ABSTRACT

Organizing professional conferences online has never been more timely. Responding to the new challenges raised by COVID-19, the organizers of the ACM/SPEC International Conference on Performance Engineering 2020 had to address the question: How should we organize these conferences online? This article summarizes their successful answer.

研究动机与目标

• 为应对疫情导致的旅行和聚集限制，紧急将大型国际专业会议转为线上形式。
• 在从线下突然转为线上格式的情况下，仍保持学术质量和参会者参与度。
• 探索在时间安排、参与模式和技术设计方面的灵活性如何提升在线学术会议的可及性和包容性。
• 评估社区对在线会议格式的反馈，并为未来混合或完全虚拟会议识别最佳实践。
• 证明只要设计时充分考虑参与者灵活性和社区参与度，线上会议可以实现与线下会议相当甚至更优的覆盖范围、互动性和学术影响力。

提出的方法

• 采用混合模式，结合同步现场会议与异步预先录制的演讲，使全球参与者能跨越时区参与。
• 实施2分钟的现场‘推介’格式，作为完整演讲的时间高效替代方案，为延长问答环节腾出时间。
• 通过提供多种参与方式（现场参与、按需观看、实时聊天和视频问答）来优先考虑灵活性。
• 通过赞助支持实现免费注册和免费发布论文集，降低经济门槛。
• 组建专项小组，快速原型化并测试通信工具，重点关注跨平台的冗余性和可靠性。
• 在会议结束后开展调查，收集关于会议格式、时长和整体满意度的详细反馈。

实验结果

研究问题

• RQ1 在疫情紧急情况下，如何有效将专业会议从线下转为完全线上？
• RQ2 在在线会议环境中，哪些设计选择能最大化参与度和包容性？
• RQ3 在线会议的格式——现场、预先录制或混合——如何影响观众参与度和反馈质量？
• RQ4 社区对在线会议的持续时间、时间安排和会议类型有何偏好？
• RQ5 在设计时充分考虑参与者灵活性和社区参与度的前提下，线上会议在覆盖范围、互动性和学术影响力方面能达到与线下会议相当或更优的成果吗？

主要发现

• 线上 ICPE 2020 会议吸引了显著高于以往线下版本的注册和参会人数，超过40%的受访者表示参加了10场以上的会议。
• 16场技术会议中有16场（100%）的注册参与者出席率至少达到60%，表明在不同时间区之间均实现了强劲的参与度。
• 超过四分之三的受访者偏好每日3–4小时的中等时长格式，仅有不到5%的人偏好全天候会议。
• 现场演讲受到强烈偏爱，但带有2分钟现场预告的预先录制演讲也几乎获得同等评价，并且使问答环节更加高效。
• 多数受访者（超过60%）表示线上参与扩大了获取机会，每五人中就有一人表示更偏好纯线上会议模式。
• 尽管参与度很高，仍有30%的受访者认为面对面会议更有利于协作和非正式交流，凸显了当前数字工具在这一方面的关键局限。