[论文解读] Holding a Conference Online and Live due to COVID-19

Angela Bonifati, Giovanna Guerrini+7 more|arXiv (Cornell University)|Apr 16, 2020

Big Data and Business Intelligence被引用 8

一句话总结

本文介紹了由於新冠疫情，EDBT/ICDT 2020會議在極短時間內成功轉型為完全同步的線上會議。會議使用Zoom進行實時會議，並透過Slack進行溝通。儘管時間緊迫，活動仍成功保留了關鍵的互動元素，與會者普遍認為其效果超出預期，並展現出強烈的社區支持，願意未來舉辦虛擬或混合模式會議以減少環境影響。

ABSTRACT

The joint EDBT/ICDT conference (International Conference on Extending Database Technology/International Conference on Database Theory) is a well established conference series on data management, with annual meetings in the second half of March that attract 250 to 300 delegates. Three weeks before EDBT/ICDT 2020 was planned to take place in Copenhagen, the rapidly developing Covid-19 pandemic led to the decision to cancel the face-to-face event. In the interest of the research community, it was decided to move the conference online while trying to preserve as much of the real-life experience as possible. As far as we know, we are one of the first conferences that moved to a fully synchronous online experience due to the COVID-19 outbreak. With fully synchronous, we mean that participants jointly listened to presentations, had live Q&A, and attended other live events associated with the conference. In this report, we share our decisions, experiences, and lessons learned.

研究动机与目标

• 應對新冠疫情快速蔓延所帶來的緊急需求，即將一場大型實體資料庫會議轉型為線上形式。
• 在虛擬環境中保留學術會議的互動性與合作性。
• 評估在極端時間壓力下，完全同步線上會議的可行性與接受度。
• 探討透過虛擬或混合格式減少學術會議碳足跡的長期影響。
• 為其他面臨類似中斷的會議組織者提供可複製的參考模式。

提出的方法

• 採用完全同步格式，使用Zoom進行實時演講與問答，並使用Slack進行即時溝通與社交互動。
• 所有演講均事先錄製，以降低因網路品質差異帶來的技術風險，並確保從高帶寬來源穩定串流。
• 將會議日程集中在中歐時間中午，以涵蓋主要時區，並縮短為5至6.5小時的會議日，以減少與會者疲勞。
• 在Zoom中使用分組討論室進行海報展示與示範會議，促進小組互動。
• 事先規劃專屬社交互動時段，以彌補虛擬環境中缺乏即興互動的缺憾。
• 透過會後問卷收集反饋，以評估與會者滿意度並識別改進方向。

实验结果

研究问题

• RQ1 如何在極短通知下，成功將一場大型學術會議轉型為完全同步的線上會議？
• RQ2 在虛擬會議環境中，實時互動、問答與社交互動能在多大程度上被保留？
• RQ3 時差差異如何影響全球性線上會議的參與度？有哪些排程策略可有效緩解此問題？
• RQ4 虛擬會議的品質與實體會議相比如何？與與會者的預期相比又如何？
• RQ5 社區對採用虛擬或混合會議格式以減少二氧化碳排放的意願如何？

主要发现

• 與會者認為線上EDBT/ICDT 2020會議的整體體驗顯著優於預期，高達50%的受訪者評估其為『遠優於』一般虛擬會議。
• 72.3%的受訪者支持透過交替舉辦實體與虛擬會議來減少碳排放。
• 51.8%的受訪者支持透過交替舉辦實體與虛擬活動來減少碳排放，顯示社區對永續會議格式有強烈興趣。
• 與會者指出，10至12分鐘的簡短演講與5至6.5小時的緊湊會議日程有效降低疲勞感，進而提升參與感。
• 儘管準備時間極短，活動仍獲得高度好評，特別是對即時互動、問答環節，以及使用預錄影片實時串流以確保穩定性的做法。
• 問卷調查顯示，與會者認為線上體驗雖不如實體會議，但遠優於預期的虛擬會議，顯示若能有更多準備時間，仍有進一步提升空間。