[논문 리뷰] Flexibility Is Key in Organizing a Global Professional Conference Online: The ICPE 2020 Experience in the COVID-19 Era

Alexandru Iosup, Catia Trubiani외 4명|arXiv (Cornell University)|2020. 05. 18.

Conferences and Exhibitions Management참고 문헌 1인용 수 6

한 줄 요약

이 논문은 코로나19 팬데믹 기간 동안 대면 행사에서 완전한 온라인 행사로의 전환을 성공적으로 이룬 ICPE 2020에 대한 영리하고 하이브리드적인 온라인 컨퍼런스 모델을 제시한다. 동기화 세션, 사전 녹화된 발표와 실시간 티저, 이면 참가 방식, 무료 접근성을 결합함으로써 조직위는 이전 대면 행사보다 더 높은 참여도와 더 넓은 참가자를 확보했으며, 온라인 형식이 학술적 엄격성을 유지하면서도 포함성과 접근성 장벽을 줄일 수 있음을 입증한다.

ABSTRACT

Organizing professional conferences online has never been more timely. Responding to the new challenges raised by COVID-19, the organizers of the ACM/SPEC International Conference on Performance Engineering 2020 had to address the question: How should we organize these conferences online? This article summarizes their successful answer.

연구 동기 및 목표

• 팬데믹으로 인한 해외 출장 및 집합 제한으로 인해 주요 국제 전문 컨퍼런스를 급작스럽게 온라인으로 전환해야 하는 긴급한 필요성을 해결하기 위해.
• 대면에서 온라인으로의 갑작스러운 전환에도 불구하고 학술적 품질과 참가자 참여를 유지하기 위해.
• 일정, 참가 방식, 기술적 설계의 유연성이 온라인 학술 컨퍼런스에서의 접근성과 포용성 향상에 어떻게 기여할 수 있는지 탐색하기 위해.
• 온라인 컨퍼런스 형식에 대한 커뮤니티 피드백을 평가하고 향후 하이브리드 또는 완전한 가상 이벤트를 위한 최선의 실천 방안을 도출하기 위해.
• 참가자 유연성과 커뮤니티 참여를 고려해 설계된 경우, 온라인 컨퍼런스가 대면 행사와 동일하거나 더 나은 영향을 미칠 수 있음을 입증하기 위해.

제안 방법

• 글로벌 참가자들이 시간대에 관계없이 참여할 수 있도록 동기화 실시간 세션과 이면 녹화된 발표를 융합한 하이브리드 모델을 도입했다.
• 전체 발표의 대안으로 시간 효율적인 2분짜리 실시간 '피치' 형식을 도입하여 Q&A 시간을 늘리는 데 기여했다.
• 다양한 참가 방식(실시간 참석, 온디맨드 시청, 채팅 및 영상 통한 실시간 Q&A)을 제공함으로써 유연성을 우선시했다.
• 후원 지원을 통해 참가 등록 및 프로ceedings의 무료 공개를 보장하여 재정적 장벽을 줄였다.
• 소통 도구를 신속하게 프로토타이핑하고 테스트하기 위해 전담 팀을 구성하였으며, 플랫폼 간 복수성과 신뢰성에 중점을 두었다.
• 컨퍼런스 후 설문조사를 실시하여 세션 형식, 지속 시간, 총 만족도에 대한 세부 피드백을 수집했다.

실험 결과

연구 질문

• RQ1 긴급한 팬데믹 상황에서 대면 행사에서 완전한 온라인 행사로의 전환을 효과적으로 이끌 수 있는 방법은 무엇인가?
• RQ2 온라인 컨퍼런스 환경에서 참가자 참여도와 포용성을 극대화하기 위해 어떤 설계 선택이 가장 효과적인가?
• RQ3 온라인 세션의 형식—실시간, 사전 녹화, 하이브리드—는 청중의 참여도와 피드백 품질에 어떤 영향을 미치는가?
• RQ4 온라인 형식에서 커뮤니티의 컨퍼런스 지속 시간, 일정, 세션 유형에 대한 선호도는 어떠한가?
• RQ5 온라인 컨퍼런스가 참가 범위, 상호작용, 학술적 영향력 측면에서 대면 행사와 동일하거나 향상된 결과를 달성할 수 있는 정도는 어느 정도인가?

주요 결과

• 온라인 ICPE 2020 컨퍼런스는 이전 대면 행사 대비 등록자 수와 참가자 수가 크게 증가했으며, 응답자 중 40% 이상이 10개 이상의 세션에 참가했다.
• 기술 세션 16개 중 16개가 등록 참가자의 최소 60% 이상이 참석하여 다양한 시간대에서의 높은 참여도를 보였다.
• 응답자 3분의 2 이상이 중간 길이인 하루 3~4시간 형식을 선호했으며, 전일 세션을 선호하는 이들은 5% 미만이었다.
• 실시간 발표가 강하게 선호되었지만, 2분짜리 실시간 티저가 포함된 사전 녹화 발표도 거의 동일한 수준의 수용도를 보였으며, 더 효율적인 Q&A를 가능하게 했다.
• 응답자 다수(60% 이상)가 온라인 참가가 접근성을 넓혔다고 보고했으며, 20%는 온라인 전용 형식을 선호한다고 밝혔다.
• 높은 참여도에도 불구하고, 응답자 30%는 여전히 대면 행사에서 협업과 비공식적인 네트워킹이 더 잘 이뤄진다고 느꼈으며, 이는 현재 디지털 도구의 핵심 한계를 드러낸다.