[논문 리뷰] Designing a Truly Integrated (Onsite and Online) Conference: Concept, Processes, Solutions

Alexei Botchkarev, Lian Feng Zhao외 1명|arXiv (Cornell University)|2010. 01. 12.

Conferences and Exhibitions Management인용 수 4

한 줄 요약

이 논문은 글로벌 위치 간 데이터, 영상, 음성의 원활한 동기화를 통해 현장 참석자와 온라인 참석자를 융합하는 진정으로 통합된 컨퍼런스(TIC) 모델을 제안한다. IEEE 토론토 컨퍼런스의 사례 연구를 통해 통합 웹 컨ferencing가 접근성과 참여도를 향상시키는 동시에 하이브리드 이벤트의 기술적, 조직적, 재정적 과제를 해결할 수 있음을 입증한다.

ABSTRACT

Web conferencing tools have entered the mainstream of business applications. Using web conferencing for IEEE conferences has a good potential of adding value to both organizers and participants. Authors propose a concept of Truly Integrated Conference (TIC) according to which a multi-point worldwide-distributed network of conference online authors/participants will enhance the standard (centralized) IEEE conference model, which requires attendance of the participants in person at the main conference location. The concept entails seamless integration of the onsite and online conference systems, including data/presentation, video, audio channels. Benefits and challenges of the TIC concept are analyzed. Requirements to the web conferencing system capable of supporting the TIC conference are presented and reviewed against commercial web conferencing tools. Case study of the IEEE Toronto International Conference ? Science and Technology for Humanity, which was the first realization of TIC, is presented which analyzes various aspects (organizational, technological, and financial) of the integrated conference.

연구 동기 및 목표

• 기존의 물리적 참석이 필수인 중심집중식 IEEE 컨퍼런스의 한계를 해결하기 위해.
• 온라인 및 현장 참석 참여를 통합하는 확장성 있고 원활한 모델을 개발하기 위해.
• 웹 컨퍼런싱 기술을 활용한 진정으로 통합된 컨퍼런스의 실현 가능성과 이점을 평가하기 위해.
• 학술 및 전문 분야에서 하이브리드 컨퍼런스를 구현하기 위한 실용적 프레임워크를 제공하기 위해.

제안 방법

• 현장 및 온라인 참석자를 실시간으로 통합하는 진정으로 통합된 컨퍼런스(TIC)의 개념적 프레임워크를 설계하기 위해.
• 웹 컨퍼런싱 인프라를 활용해 다중 글로벌 위치 간 오디오, 영상, 프레젠테이션 스트림을 통합하기 위해.
• 현장 및 가상 참석자 간 콘텐츠 배포, 질의응답, 네트워킹 기능을 동기화하기 위한 중앙집중식 제어 시스템을 구현하기 위해.
• TIC 요구사항에 부합하는 상용 웹 컨퍼런싱 도구를 평가하여 기술적 격차와 기능을 파악하기 위해.
• IEEE 토론토 국제 과학기술 인류학회를 첫 번째 TIC 구현 사례로 삼기 위해.
• 통합 이벤트의 조직적, 기술적, 재정적 측면을 분석하여 확장성과 사용자 경험을 평가하기 위해.

실험 결과

연구 질문

• RQ1 기존 웹 컨퍼런싱 도구를 활용해 현장 및 온라인 컨퍼런스 참석자를 실시간으로 원활하게 통합할 수 있는 방법은 무엇인가?
• RQ2 하이브리드 컨퍼런스 모델을 구현할 때 발생하는 기술적, 조직적, 재정적 과제는 무엇인가?
• RQ3 진정으로 통합된 컨퍼런스 모델이 기존 대면 행사에 비해 접근성과 참여도를 얼마나 향상시킬 수 있는가?
• RQ4 통합된 컨퍼런스 경험을 지원하기 위해 웹 컨퍼런싱 시스템에서 필수적인 기능은 무엇인가?
• RQ5 TIC 모델의 첫 번째 실세계 구현에서 도출할 수 있는 교훈은 무엇인가?

주요 결과

• TIC 모델은 동기화된 오디오, 영상, 프레젠테이션 스트림을 통해 현장 및 온라인 참석자 간 실시간 상호작용을 성공적으로 구현하였다.
• 사례 연구를 통해 하이브리드 컨퍼런스가 지리적으로 산만한 참석자 간 높은 참여도를 유지할 수 있음을 입증하였다.
• 기술적 통합을 위해서는 웹 컨퍼런싱 플랫폼과 컨퍼런스 관리 시스템 간 강력한 협업이 필요하여 신뢰성과 낮은 지연을 확보해야 했다.
• 여행 비용 감소 및 더 넓은 글로벌 참석 범위 등 재정적 및 물류적 이점이 관찰되었다.
• 과제로는 대역폭 제약, 동기화 지연, 라이브 세션 동안 전담 기술 지원이 필요로 하는 점이 있었다.
• 철저한 계획 수립과 인프라 확보가 이뤄진다면, 하이브리드 컨퍼런스는 기존 대면 행사와 동일하거나 그 이상의 성과를 달성할 수 있음을 확인하였다.