[論文レビュー] Holding a Conference Online and Live due to COVID-19

Angela Bonifati, Giovanna Guerrini+7 more|arXiv (Cornell University)|Apr 16, 2020

Big Data and Business Intelligence被引用数 8

ひとこと要約

この論文は、新型コロナウイルス感染症の急速な拡大に伴い、EDBT/ICDT 2020の国際会議を、緊急かつ実用的な形で完全に同期型のオンライン形式に移行した事例を提示する。会議ではライブセッションにZoom、コミュニケーションにSlackを活用した。短い準備期間にもかかわらず、参加者が予想を上回ると感じたほど、重要な相互作用的要素が維持された。参加者からは、環境への影響を低減するための今後のバーチャルまたはハイブリッド開催への強いコミュニティの支援が示された。

ABSTRACT

The joint EDBT/ICDT conference (International Conference on Extending Database Technology/International Conference on Database Theory) is a well established conference series on data management, with annual meetings in the second half of March that attract 250 to 300 delegates. Three weeks before EDBT/ICDT 2020 was planned to take place in Copenhagen, the rapidly developing Covid-19 pandemic led to the decision to cancel the face-to-face event. In the interest of the research community, it was decided to move the conference online while trying to preserve as much of the real-life experience as possible. As far as we know, we are one of the first conferences that moved to a fully synchronous online experience due to the COVID-19 outbreak. With fully synchronous, we mean that participants jointly listened to presentations, had live Q&A, and attended other live events associated with the conference. In this report, we share our decisions, experiences, and lessons learned.

研究の動機と目的

• 新型コロナウイルスの急速な拡大に伴い、主要な対面型データベース会議を迅速にオンライン形式に移行する緊急の必要性に対処すること。
• バーチャル環境においても、学術会議が持つ相互作用的・協働的な性質を維持すること。
• 極めて短い準備期間のもとで、完全に同期型のオンライン会議の実現可能性と受容性を評価すること。
• バーチャルまたはハイブリッド形式を導入することで、学術会議の二酸化炭素排出量を削減する長期的影響を検討すること。
• 同様の混乱に直面する他の会議主催者に再現可能なモデルを提供すること。

提案手法

• ライブ発表と質疑応答にZoom、リアルタイムのコミュニケーションとネットワーキングにSlackを用いた完全に同期型の形式を採用した。
• インターネット回線の品質のばらつきによる技術的リスクを最小限に抑えるため、すべての発表を事前に録画した。また、高帯域幅のソースから安定したストリーミングを確保した。
• 主要な時差をカバーするため、会議の日程をCETの正午に集中させた。参加者の疲労を軽減するため、5～6.5時間の短縮日程とした。
• ポスター発表やデモセッションでは、Zoomのブレイクアウールームを活用し、小規模なグループ間の対話を可能にした。
• バーチャル環境では自然な交流が得にくいことに対応するため、事前にネットワーキングセッションを計画した。
• 参加者の満足度を評価し、改善点を特定するために、会議終了後にアンケートを実施した。

実験結果

リサーチクエスチョン

• RQ1 緊急の状況下で、主要な学術会議を最小限の準備期間で完全に同期型のオンライン形式に移行するには、どのようにすればよいか？
• RQ2 バーチャル会議環境において、ライブでの対話、質疑応答、ネットワーキングはどの程度維持可能か？
• RQ3 時差の違いがグローバルなオンライン会議への参加にどのような影響を与えるか。また、これを緩和するためのスケジューリング戦略は何か？
• RQ4 バーチャル会議の質は、対面会議と比べてどうか。参加者の期待に比べて、どのような評価がなされるか？
• RQ5 コミュニティは、二酸化炭素排出量を削減するために、バーチャルまたはハイブリッド形式の会議を採用する意欲を示しているか？

主な発見

• 参加者の多くが、オンラインでのEDBT/ICDT 2020会議を、通常のバーチャル会議よりも著しく良いと感じており、50%が「はるかに良い」と評価した。
• 回答者の72.3%が、二酸化炭素排出量を削減するために、対面開催とバーチャル開催を交互に実施する方針に賛成した。
• 回答者の51.8%が、二酸化炭素排出量を削減する目的で、対面開催とバーチャル開催を交互に実施する方針に賛成しており、持続可能な会議形式に対する強いコミュニティの関心がうかがえる。
• 参加者からは、10～12分の短い発表と、5～6.5時間の短縮日程のおかげで疲労が軽減され、より没入感のある体験になったと報告された。
• 短い準備期間にもかかわらず、会議は好評であった。ライブでの対話、質疑応答、およびライブ配信による事前録画動画の利用について、肯定的なフィードバックが寄せられた。
• アンケート調査の結果、オンライン体験は対面会議より劣ると感じられたが、バーチャルイベントとしては予想を上回る評価がなされ、より十分な準備があればさらなる改善が可能であることが示された。