[論文レビュー] Flexibility Is Key in Organizing a Global Professional Conference Online: The ICPE 2020 Experience in the COVID-19 Era

Alexandru Iosup, Catia Trubiani+4 more|arXiv (Cornell University)|May 18, 2020

Conferences and Exhibitions Management参考文献 1被引用数 6

ひとこと要約

本論文は、COVID-19パンデミックの影響で対面形式から完全なオンライン開催に急きょ移行したICPE 2020向けに、柔軟でハイブリッドなオンライン会議モデルを提示している。同期セッション、事前録画された発表とライブのティーザー、非同期参加、無料アクセスを組み合わせることで、主催者は過去の対面開催を上回る高い関与度と参加者数を達成した。これは、オンライン形式が学術的厳密性を維持しつつ、包括性を高め、参加の障壁を低減できることを示している。

ABSTRACT

Organizing professional conferences online has never been more timely. Responding to the new challenges raised by COVID-19, the organizers of the ACM/SPEC International Conference on Performance Engineering 2020 had to address the question: How should we organize these conferences online? This article summarizes their successful answer.

研究の動機と目的

• パンデミックに伴う渡航制限や集会制限の影響で、主要な国際的プロフェッショナル会議を急きょオンラインに移行するという緊急のニーズに対応すること。
• 対面開催から急なオンライン移行にもかかわらず、学術的質と参加者の関与を維持すること。
• スケジューリング、参加モード、技術的設計における柔軟性が、オンライン学術会議におけるアクセシビリティと包括性をどのように高められるかを検討すること。
• オンライン会議形式に関するコミュニティからのフィードバックを評価し、今後のハイブリッドまたは完全なバーチャル開催のベストプラクティスを同定すること。
• 参加者に柔軟性とコミュニティ参加を重視して設計された場合、オンライン会議が物理的開催と同等またはそれ以上の影響力と相互作用を達成できることを示すこと。

提案手法

• 世界中のタイムゾーンに対応できるよう、同期のライブセッションと非同期の事前録画発表を組み合わせたハイブリッドモデルを採用した。
• 完全な発表の代替として、時間効率の高い2分間のライブ「ピッチ」形式を導入し、質疑応答の時間を確保した。
• 複数の参加モード（ライブ参加、オンデマンド視聴、チャットおよびビデオによるリアルタイムQ&A）を提供することで、柔軟性を最優先にした。
• スポンサー支援により、登録無料およびプロCEEDINGSの無料公開を実現し、経済的障壁を低減した。
• 通信ツールの迅速なプロトタイピングとテストを実施するためのタスクフォースを設置し、複数のプラットフォーム間での冗長性と信頼性に焦点を当てた。
• 会議終了後に実施したアンケートで、セッション形式、時間長、全体の満足度に関する詳細なフィードバックを収集した。

実験結果

リサーチクエスチョン

• RQ1 パンデミックに起因する緊急の状況下で、対面開催から完全なオンライン開催にプロフェッショナル会議を効果的に移行する方法は何か？
• RQ2 オンライン会議環境において、参加者の関与度と包括性を最大化するための設計選択とは何か？
• RQ3 オンラインセッションの形式（ライブ、事前録画、ハイブリッド）が、聴衆の参加行動とフィードバックの質に与える影響は何か？
• RQ4 オンライン形式において、コミュニティの会議の日程、スケジューリング、セッション形式に関する好みは何か？
• RQ5 参加者に柔軟性とコミュニティ参加を重視して設計された場合、オンライン会議が物理的開催と同等またはそれ以上の成果（参加者数、相互作用、学術的インパクト）を達成できる程度はどの程度か？

主な発見

• オンライン開催のICPE 2020では、過去の対面開催を上回る登録者数と参加者数が確認され、40％を超える回答者が10回以上のセッションに参加した。
• 16件の技術セッションのうち16件すべてが、登録参加者の60％以上に出席され、多様なタイムゾーンにまたがる参加者に対しても高い関与度が確認された。
• 75％を超える回答者が、3～4時間の日次形式を好んだ。一方、全日本中を想定した長時間形式を好む回答者は5％未満だった。
• ライブ発表が強く好まれたが、2分間のライブティーザーを含む事前録画発表もほぼ同等の評価を受け、Q&Aの効率化にも貢献した。
• 60％を超える回答者が、オンライン参加によりアクセスが広がったと報告した。また、20％の参加者がオンライン限定形式を好むと回答した。
• 高い関与度にもかかわらず、30％の回答者は、対面開催が協働作業や非公式なネットワーキングをより効果的に支援すると感じており、現在のデジタルツールの主な限界を示している。