[論文レビュー] Designing a Truly Integrated (Onsite and Online) Conference: Concept, Processes, Solutions

Alexei Botchkarev, Lian Feng Zhao+1 more|arXiv (Cornell University)|Jan 12, 2010

Conferences and Exhibitions Management被引用数 4

ひとこと要約

本論文は、世界中の場所でデータ、ビデオ、音声のシームレスな同期を通じて、対面参加とオンライン参加を統合する「真に統合された会議（TIC）」モデルを提案する。IEEEトロント会議を事例に、統合型Web会議がアクセシビリティと参加意識を高める一方で、ハイブリッドイベントにおける技術的・組織的・財政的課題に対処することを示している。

ABSTRACT

Web conferencing tools have entered the mainstream of business applications. Using web conferencing for IEEE conferences has a good potential of adding value to both organizers and participants. Authors propose a concept of Truly Integrated Conference (TIC) according to which a multi-point worldwide-distributed network of conference online authors/participants will enhance the standard (centralized) IEEE conference model, which requires attendance of the participants in person at the main conference location. The concept entails seamless integration of the onsite and online conference systems, including data/presentation, video, audio channels. Benefits and challenges of the TIC concept are analyzed. Requirements to the web conferencing system capable of supporting the TIC conference are presented and reviewed against commercial web conferencing tools. Case study of the IEEE Toronto International Conference ? Science and Technology for Humanity, which was the first realization of TIC, is presented which analyzes various aspects (organizational, technological, and financial) of the integrated conference.

研究の動機と目的

• 物理的参加が必須である伝統的な中央集権型IEEE会議の限界を是正すること。
• オンライン参加と対面参加をシームレスに統合するスケーラブルなモデルを開発すること。
• Web会議技術を用いた真に統合された会議の実現可能性と利点を評価すること。
• 学術的および職業的文脈におけるハイブリッド会議の実装に向けた実用的フレームワークを提供すること。

提案手法

• 対面参加者とオンライン参加者をリアルタイムで統合する真に統合された会議（TIC）の概念的フレームワークを設計すること。
• Web会議インfraストラクチャを用いて、複数のグローバルな場所間で音声、映像、プレゼンテーションストリームを統合すること。
• 物理的参加者と仮想参加者の間で、コンテンツ配信、質疑応答、ネットワーキング機能を同期するための集中型制御システムを実装すること。
• TIC要件と照らし合わせて、商用Web会議ツールを評価し、技術的ギャップと能力を特定すること。
• TICの最初の実装として、IEEEトロント国際会議「科学技術と人間のための会議」を事例研究として実施すること。
• 統合イベントの組織的・技術的・財政的側面を分析し、スケーラビリティとユーザーエクスペリエンスを評価すること。

実験結果

リサーチクエスチョン

• RQ1 既存のWeb会議ツールを用いて、対面参加者とオンライン参加者をリアルタイムでシームレスに統合する方法は何か？
• RQ2 ハイブリッド会議モデルを実装する際に生じる技術的・組織的・財政的課題は何か？
• RQ3 真に統合された会議モデルは、従来の対面開催と比較して、アクセシビリティと参加意識をどの程度向上させられるか？
• RQ4 統一された会議体験を支援するために、Web会議システムで必須となる機能は何か？
• RQ5 TICモデルの最初の実世界での実装から得られる教訓は何か？

主な発見

• TICモデルは、音声・映像・プレゼンテーションストリームの同期を通じて、対面参加者とオンライン参加者の間でリアルタイムの相互作用を実現した。
• 事例研究により、地理的に分散した参加者に対してもハイブリッド会議が高い参加意識を維持できることを示した。
• 技術的統合には、Web会議プラットフォームと会議管理システムとの間できめ細やかな調整が必要であり、信頼性と低レイテンシを確保する必要があった。
• 旅行コストの削減やグローバル参加の拡大といった財政的・物流的利点が観察された。
• 課題として、帯域幅の制限、同期遅延、ライブセッション中における専任の技術的サポートの必要性が挙げられた。
• 適切な計画とインfraストラクチャがあれば、ハイブリッド会議は従来の対面開催と同等、あるいはそれ以上の成果を上げられることを確認した。