[논문 리뷰] Holding a Conference Online and Live due to COVID-19

Angela Bonifati, Giovanna Guerrini외 7명|arXiv (Cornell University)|2020. 04. 16.

Big Data and Business Intelligence인용 수 8

한 줄 요약

이 논문은 코로나19 패닉으로 인해 EDBT/ICDT 2020 컨퍼런스를 실시간으로 완전히 동기화된 온라인 형식으로 이관한 실용적인 사례를 제시한다. 라이브 세션은 Zoom을, 소통은 Slack을 사용하였다. 긴급한 일정 속에서도 핵심 상호작용 요소들이 유지되었으며, 참가자들은 행사가 예상보다 훨씬 나은 편이라고 평가했고, 향후 환경 영향을 줄이기 위해 가상 또는 하이브리드 컨퍼런스를 계속 운영할 것을 지지하는 강력한 공동체의 지지가 있었다.

ABSTRACT

The joint EDBT/ICDT conference (International Conference on Extending Database Technology/International Conference on Database Theory) is a well established conference series on data management, with annual meetings in the second half of March that attract 250 to 300 delegates. Three weeks before EDBT/ICDT 2020 was planned to take place in Copenhagen, the rapidly developing Covid-19 pandemic led to the decision to cancel the face-to-face event. In the interest of the research community, it was decided to move the conference online while trying to preserve as much of the real-life experience as possible. As far as we know, we are one of the first conferences that moved to a fully synchronous online experience due to the COVID-19 outbreak. With fully synchronous, we mean that participants jointly listened to presentations, had live Q&A, and attended other live events associated with the conference. In this report, we share our decisions, experiences, and lessons learned.

연구 동기 및 목표

• 코로나19의 급속한 확산으로 인해 주요 오프라인 데이터베이스 컨퍼런스를 빠르게 온라인 형식으로 전환해야 하는 긴급한 필요를 해결하기 위해.
• 가상 환경에서 학술 컨퍼런스의 상호작용적이고 협업적인 성격을 유지하기 위해.
• 극도의 시간 압박 속에서 완전히 동기화된 온라인 컨퍼런스의 타당성과 수용도를 평가하기 위해.
• 가상 또는 하이브리드 형식을 통해 학술 컨퍼런스의 탄소 배출량을 줄일 수 있는 장기적 영향을 탐색하기 위해.
• 유사한 혼란에 처한 다른 컨퍼런스 조직자들에게 재사용 가능한 모델을 제공하기 위해.

제안 방법

• 라이브 발표 및 질의응답을 위해 Zoom을 사용하고, 실시간 소통과 네트워킹를 위해 Slack을 사용하여 완전히 동기화된 형식을 채택하였다.
• 다양한 인터넷 속도로 인한 기술적 리스크를 줄이고 고대역폭 원천에서 안정적인 스트리밍을 확보하기 위해 모든 발표를 사전에 녹화하였다.
• 핵심 시간대를 고려하기 위해 컨퍼런스 일정을 정오 CET(중앙유럽시간) 기준으로 중심에 둔 뒤, 참가자 피로를 줄이기 위해 5~6.5시간으로 단축된 일정을 운영하였다.
• 포스터 및 데모 세션을 위해 Zoom의 브레이크아웃 룸을 활용하여 소그룹 상호작용을 가능하게 하였다.
• 가상 환경에서의 즉각적인 상호작용 부족을 보완하기 위해 사전에 전용 네트워킹 세션을 계획하였다.
• 참가자 만족도 평가 및 향후 개선 분야를 파악하기 위해 컨퍼런스 후 설문조사를 실시하였다.

실험 결과

연구 질문

• RQ1 짧은 통보로 주요 학술 컨퍼런스를 완전히 동기화된 온라인 형식으로 성공적으로 전환할 수 있는가?
• RQ2 가상 컨퍼런스 환경에서 라이브 상호작용, 질의응답, 네트워킹는 어느 정도 유지될 수 있는가?
• RQ3 시간대의 차이는 글로벌 온라인 컨퍼런스의 참가도에 어떤 영향을 미치며, 이를 완화하기 위한 스케줄링 전략은 무엇인가?
• RQ4 가상 컨퍼런스의 품질은 오프라인 컨퍼런스와 비교해 어떻게 평가되며, 참가자들의 기대와 비교해보면 어떠한가?
• RQ5 공동체는 탄소 배출량을 줄이기 위해 가상 또는 하이브리드 컨퍼런스 형식을 수용할 의향이 있는가?

주요 결과

• 참가자들은 온라인 EDBT/ICDT 2020 컨퍼런스를 예상보다 훨씬 나은 것으로 평가했으며, 50%가 일반 가상 컨퍼런스보다 '매우 더 나은' 것으로 평가했다.
• 응답자의 72.3%가 탄소 배출량을 줄이기 위해 오프라인과 온라인 컨퍼런스를 번갈아 개최하는 것을 지지했다.
• 응답자의 51.8%가 탄소 배출량을 줄이기 위해 오프라인과 온라인 행사 사이를 번갈아 개최하는 것을 지지했으며, 지속 가능한 컨퍼런스 형식에 대한 공동체의 강력한 관심을 보였다.
• 참가자들은 10~12분으로 압축된 발표와 5~6.5시간으로 단축된 일정 덕분에 피로감이 줄어들었고, 더 몰입감 있는 경험을 했다고 보고했다.
• 짧은 준비 기간에도 불구하고 행사가 잘 수용되었으며, 실시간 상호작용, 질의응답, 안정적인 스트리밍을 위한 사전 녹화 영상의 라이브 스트리밍 사용에 대해 긍정적인 평가를 받았다.
• 설문 조사 결과, 온라인 경험은 오프라인 컨퍼런스만큼 좋지 않게 평가되었지만, 일반 가상 이벤트에 비해 예상보다 나은 편이었으며, 더 많은 준비 시간이 주어지면 향상될 여지가 있음을 시사했다.