[論文レビュー] Archiving: The Overlooked Spreadsheet Risk

Victoria L. Lemieux|ArXiv.org|Mar 21, 2008

Spreadsheets and End-User Computing参考文献 1被引用数 3

ひとこと要約

この論文は、スプレッドシートのアーカイブが、重要なが軽視されがちな内部統制であると主張し、失敗したジャマイカの商業銀行の事例を通じて、不良なアーカイブが運用リスクを増大させることを示している。本論文は、保持遵守を強制し、規制調査を支援し、不正な破棄を防ぐための記録管理プログラムを提言しており、Sarbanes-Oxley法の適合性を確保するとともに、スプレッドシート関連のリスクを低減する。

ABSTRACT

This paper maintains that archiving has been overlooked as a key spreadsheet internal control. The case of failed Jamaican commercial banks demonstrates how poor archiving can lead to weaknesses in spreadsheet control that contribute to operational risk. In addition, the Sarbanes-0xley Act contains a number of provisions that require tighter control over the archiving of spreadsheets. To mitigate operational risks and achieve compliance with the records-related provisions of Sarbanes-Oxley, the author argues that organisations should introduce records management programmes that provide control over the archiving of spreadsheets. At a minimum, spreadsheet archiving controls should identify and ensure compliance with retention requirements, support document production in the event of regulatory inquiries or litigation, and prevent unauthorised destruction of records.

研究の動機と目的

• スプレッドシート管理における、軽視されがちなが不可欠な内部統制としてのアーカイブの重要性を強調すること。
• ジャマイカの商業銀行の事例を用いて、スプレッドシートの不適切なアーカイブが運用上の失敗に繋がったことを実証すること。
• Sarbanes-Oxley法におけるスプレッドシート管理に関する規制的影響を明らかにすること。
• 保持ポリシーおよび法的要件への準拠を強制するための構造的な記録管理プログラムを提言すること。
• スプレッドシート記録の完全性、可用性、監査可能性を保証することで、運用リスクを低減すること。

提案手法

• ジャマイカの商業銀行の失敗事例を分析し、スプレッドシートの不適切なアーカイブが運用リスクを引き起こした経緯を示すこと。
• 記録管理に関連するSarbanes-Oxley法の規定を検討し、スプレッドシート管理への適用可能性を評価すること。
• 記録管理プログラムをフレームワークとして提言し、スプレッドシートアーカイブ統制を制度化すること。
• 最低限のアーカイブ統制の定義：保持要件の特定、文書提供の支援、不正な破棄の防止。
• 事例研究の証拠と規制分析を用いて、形式的なアーカイブプロセスの必要性を検証すること。
• ソフトウェア工学および記録管理の原則を応用し、スプレッドシート向けの統制フレームワークを設計すること。

実験結果

リサーチクエスチョン

• RQ1 不適切なスプレッドシートアーカイブは、金融機関における運用リスクにどのように寄与するか？
• RQ2 Sarbanes-Oxley法の記録関連規定は、スプレッドシート管理にどのように適用されるか？
• RQ3 スプレッドシートの保持および規制調査要件への準拠を確保するための具体的な統制は何か？
• RQ4 組織はどのようにして効果的なスプレッドシートアーカイブを制度化し、データ損失や非準拠を防ぐか？
• RQ5 規制環境下における記録管理は、スプレッドシート関連リスクを軽減する上で果たす役割は何か？

主な発見

• ジャマイカの商業銀行の失敗には、スプレッドシートの不適切なアーカイブが寄与しており、運用リスクに与える影響が明確に示された。
• Sarbanes-Oxley法は、スプレッドシートを含む記録に対するより厳格な管理を義務づけており、アーカイブが準拠の必要不可欠な要素となっている。
• 組織は、スプレッドシートアーカイブ統制を強制するための記録管理プログラムを導入する必要がある。
• 効果的なアーカイブ統制は、保持要件を特定し、遵守を促進することで、規制準拠を確保する必要がある。
• アーカイブ統制は、規制調査や訴訟時の文書提供を支援する必要がある。
• 形式的なアーカイブ手順により、スプレッドシート記録の不正な破棄を防止できる。