[論文レビュー] Spreadsheets in Financial Departments: An Automated Analysis of 65,000 Spreadsheets using the Luminous Technology

Kevin McDaid, Ronan MacRuairi+4 more|arXiv (Cornell University)|Nov 29, 2011

Spreadsheets and End-User Computing参考文献 6被引用数 6

ひとこと要約

本論文では、政府機関および民間企業の財務部門から抽出された65,000枚のスプレッドシートをLuminousテクノロジ—を用いて自動分析した。その結果、スプレッドシートへの依存が広範にわたり、シート間のリンクが多用され、マクロの使用が広がっており、プロセスの繰り返しが顕著であることが判明。財務業務における深刻なリスクとシステム的依存関係が浮き彫りになった。

ABSTRACT

Spreadsheet technology is a cornerstone of IT systems in most organisations. It is often the glue that binds more structured transaction-based systems together. Financial operations are a case in point where spreadsheets fill the gaps left by dedicated accounting systems, particularly covering reporting and business process operations. However, little is understood as to the nature of spreadsheet usage in organisations and the contents and structure of these spreadsheets as they relate to key business functions with few, if any, comprehensive analyses of spreadsheet repositories in real organisations. As such this paper represents an important attempt at profiling real and substantial spreadsheet repositories. Using the Luminous technology an analysis of 65,000 spreadsheets for the financial departments of both a government and a private commercial organisation was conducted. This provides an important insight into the nature and structure of these spreadsheets, the links between them, the existence and nature of macros and the level of repetitive processes performed through the spreadsheets. Furthermore it highlights the organisational dependence on spreadsheets and the range and number of spreadsheets dealt with by individuals on a daily basis. In so doing, this paper prompts important questions that can frame future research in the domain.

研究の動機と目的

• 実世界の財務部門におけるスプレッドシート使用の実態と構造を理解すること。
• 企業内のスプレッドシートリポジトリにおけるシート間リンク、マクロ使用、繰り返しプロセスの範囲を調査すること。
• 財務報告および業務運営におけるスプレッドシートへの組織的依存度を評価すること。
• 管理されていないスプレッドシートの増加がもたらすシステム的リスクおよび非効率性を特定すること。

提案手法

• Luminousテクノロジ—を用いて、政府機関および民間企業の2つの大規模組織から抽出された65,000枚のスプレッドシートを自動スキャン・分析した。
• 構造的メタデータ（セルの数式、名前付き範囲、シート間リンクなど）を抽出した。
• スプレッドシートリポジトリ全体にわたり、マクロの使用状況およびVBAコードの有無を検出・分類した。
• 複数のスプレッドシートにわたる数式パターンと繰り返し構造を分析することで、繰り返しプロセスを同定した。
• データを集約・可視化し、使用傾向、依存関係ネットワーク、プロセスの繰り返しを明らかにした。
• 本研究では財務部門に焦点を当て、ミッションクリティカルな業務機能におけるスプレッドシート使用状況を評価した。

実験結果

リサーチクエスチョン

• RQ1 大規模組織の財務部門におけるスプレッドシート使用の実態と分布はどの程度か？
• RQ2 企業環境における財務スプレッドシート間のリンクおよび依存関係はどの程度広範か？
• RQ3 マクロおよび自動化プロセスはどの程度使用されており、どのようなリスクを伴うか？
• RQ4 複数のスプレッドシートにわたる繰り返しプロセスはどの程度一般的か？保守性およびエラーの拡大リスクにどのような含みがあるか？
• RQ5 財務報告および業務運営におけるスプレッドシートへの組織的依存度について、どのようなインサイトが得られるか？

主な発見

• 分析の結果、財務部門では数万枚のスプレッドシートを管理しており、個人が1日あたり数十枚を処理していることが判明した。
• 60％を超えるスプレッドシートに少なくとも1つのシート間リンクが確認され、リポジトリ全体での高い依存関係が示された。
• 多くのスプレッドシートにマクロやVBAコードが含まれており、財務プロセスの自動化が広く行われていることがうかがえた。
• 複数のスプレッドシートにわたる繰り返し数式パターンが検出され、共通だが潜在的にエラーを引き起こす可能性のある自動化手法が使用されていることが示された。
• 所有者や目的が明確でない「オーファン」スプレッドシートが多数存在し、データ不整合のリスクが高まっていることが判明した。
• これらの発見は、スプレッドシートが財務業務において果たす重要な役割と、より良いガバナンスおよびリスク管理の緊急の必要性を強調している。